Политика в отношении обработки персональных данных Общества с ограниченной ответственностью «Софт Прогресс» (ООО «Софт Прогресс»)
Глава 1. Общие положения
1.1. Общество с ограниченной ответственностью «Софт Прогресс» (далее, если иное не предусмотрено по тексту - Компания, Оператор, мы, нас, наш, нами) уделяет особое внимание защите персональных данных при их обработке и с уважением относится к соблюдению прав субъектов персональных данных.
1.2. Настоящая Политика обработки персональных данных (далее - Политика) описывает, как Компания обрабатывает персональные данные субъектов, а также отражает имеющиеся в связи с этим у субъектов права и механизм их реализации.
1.3. Почтовый адрес Компании: Республика Беларусь, 220073, г. Минск, ул. Мазурова 1, оф. 413;
адрес в сети Интернет: https://it23.by/;
e-mail: cto@it23.by.
1.4. Политика распространяется на следующие категории субъектов:
- посетители интернет-сайта https://it23.by/;
- соискатели;
- представители субъектов хозяйствования;
- физические лица, заключившие гражданско-правовые договоры с Компанией;
- лица, направившие обращение в адрес Компании.
1.5. Политика не применяется к обработке персональных данных в процессе трудовой деятельности и при осуществлении административных процедур (в отношении работников и бывших работников), при обработке данных пользователей приложения AIVIORA, а также при обработке cookie-файлов на интернет-сайте Компании. Указанные отношения, связанные с обработкой персональных данных, регулируются отдельными политиками.
1.6. В настоящей Политике используются термины и их определения в значении, определенном Законом Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее - Закон).
1.7. Политика действует с момента ее утверждения и до утверждения новой ее редакции. Обновления Политики будут размещаться на сайте Компании.
Глава 2. Термины, которые вы можете встретить в нашей Политике, и их определения
| Персональные данные | любая информация, которая прямо или косвенно относится к вам (субъекту) или позволяет вас (субъекта) идентифицировать |
| Оператор персональных данных | Общество с ограниченной ответственностью «Софт Прогресс», расположенное по адресу: Республика Беларусь, 220073, г. Минск, ул. Мазурова 1, оф. 413 |
| Сайт / сайт Компании | https://it23.by/ |
| Обработка персональных данных | совершение любых действий с персональными данными |
| Субъект / субъект персональных данных | физическое лицо, чьи данные обрабатываются |
| Предоставление персональных данных | действия, направленные на ознакомление с персональными данными определенного лица или круга лиц |
| Распространение персональных данных | действия, направленные на ознакомление с персональными данными неопределенного круга лиц |
| Трансграничная передача данных | передача персональных данных на территорию иностранного государства |
| Удаление персональных данных | действия, в результате которых становится невозможным восстановить персональные данные в информационных ресурсах (системах), содержащих персональные данные, и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных |
| Уполномоченное лицо | лицо, которое на основании договора с оператором осуществляет обработку персональных данных от имени Оператора или в его интересах |
| Посетитель сайта | лицо, посетившее сайт и получившее доступ к его информационным ресурсам |
| Представитель субъекта хозяйствования | представитель, уполномоченный субъектом хозяйствования (контрагентом) на подписание договора и (или) совершение действий в рамках его исполнения |
Глава 3. Какими принципами и правилами мы руководствуемся при обработке ваших персональных данных
При обработке персональных данных мы руководствуемся принципами, установленными в Законе:
Законность:
Для каждой цели обработки персональных данных нами определены и обеспечены соответствующие правовые основания. Обработка осуществляется с применением средств автоматизации либо без них в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Справедливость:
В процессе обработки персональных данных мы учитываем интересы всех заинтересованных сторон и обеспечиваем баланс между интересами Оператора и субъектов персональных данных.
Ограничение цели:
Персональные данные обрабатываются исключительно для конкретных, заранее определенных и законных целей, указанных в Приложении 1 к настоящей Политике.
Соразмерность:
Мы собираем только те персональные данные, которые необходимы и достаточны для достижения заявленных целей, и не допускаем избыточного объема обрабатываемой информации.
Прозрачность:
В Политике мы предоставляем полную информацию об обработке персональных данных. Если основанием обработки является согласие, до его получения мы информируем вас о целях и условиях обработки, разъясняем ваши права, порядок их реализации, а также возможные последствия предоставления или отказа в предоставлении согласия.
Достоверность:
Мы принимаем меры для обеспечения точности, актуальности и достаточности персональных данных с учетом целей их обработки, а также для удаления или уточнения неполных, устаревших либо неточных данных. Мы получаем персональные данные только из достоверных источников: от вас либо от третьих лиц, которые подтвердили правомерность предоставления ваших персональных данных.
Ограничение хранения:
Персональные данные хранятся не дольше срока, необходимого для достижения целей их обработки, либо до момента отзыва согласия (если обработка осуществляется на основании согласия). Сроки хранения по каждой цели обработки приведены в Приложении 1 к настоящей Политике. Мы обеспечиваем хранение персональных данных в форме, позволяющей идентифицировать субъекта, исключительно в пределах сроков, обусловленных целями обработки.
Глава 4. Предоставление персональных данных третьим лицам
4.1. Передача персональных данных третьим лицам осуществляется нами только в случаях, когда это необходимо для достижения целей обработки и (или) предусмотрено либо допускается законодательством.
Персональные данные могут передаваться контрагентам, государственным органам, выступающим в качестве самостоятельных операторов, а также нашим уполномоченным лицам.
4.2. К уполномоченным лицам относятся:
- ООО «Надежные программы» (220006, г. Минск, ул. Аранская, 8, блок 1, 4 этаж). Основание обработки персональных данных - договор оказания услуг виртуального хостинга и электронной почты. Перечень персональных данных, обработка которых поручена уполномоченному лицу - указан в Приложении 1 к настоящей Политике, в отношении обработок на сайте. Перечень действий с персональными данными, осуществляемых уполномоченным лицом - хранение, удаление.
- Организации, оказывающие услуги технической поддержки программного обеспечения, услуги доступа к программному обеспечению, в котором производится обработка персональных данных. Основание обработки персональных данных - договоры на оказание услуг технической поддержки программного обеспечения, услуг доступа к программному обеспечению. Перечень персональных данных, обработка которых поручается таким уполномоченным лицам - ограничен набором персональных данных, которые необходимы для оказания услуги. Перечень действий с персональными данными, осуществляемых уполномоченным лицом - использование, хранение (если применимо), удаление, блокирование (в случае, если данные технически удалить невозможно).
4.3. Персональные данные передаются уполномоченным лицам исключительно на основании договора поручения на обработку персональных данных. В соответствии с таким договором уполномоченное лицо обязуется соблюдать требования законодательства, а также принципы и правила обработки и защиты персональных данных.
Мы также обеспечиваем контроль за тем, чтобы уполномоченные лица принимали необходимые правовые, организационные и технические меры по защите персональных данных в соответствии с законодательством Республики Беларусь, в том числе:
- периодически осуществляем контроль за выполнением уполномоченными лицами мер по обеспечению защиты прав субъектов персональных данных при обработке персональных данных по нашему поручению;
- допускаем привлечение уполномоченными лицами субуполномоченных лиц только при условии предварительного письменного разрешения Компании либо письменного уведомления Компании, а также при условии обеспечения такими субуполномоченными лицами уровня защиты персональных данных не ниже уровня, обеспечиваемого уполномоченным лицом.
Глава 5. Трансграничная передача персональных данных
5.1. Трансграничная передача персональных данных на территорию иностранного государства может осуществляться Компанией в следующих случаях:
- если на территории соответствующего иностранного государства обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных - без ограничений при наличии правовых оснований, предусмотренных Законом;
- если на территории иностранного государства не обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных - в случаях, предусмотренных статьей 9 Закона, в том числе:
- при наличии согласия субъекта персональных данных, при условии его информирования о рисках, связанных с отсутствием надлежащего уровня защиты персональных данных;
- при размещении информации о деятельности Компании в глобальной компьютерной сети Интернет;
- если обработка персональных данных необходима для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами.
5.2. Компания осуществляет трансграничную передачу персональных данных в целях обеспечения непрерывной коммуникации с пользователями социальных сетей и мессенджеров (Instagram, ВКонтакте, TikTok, Telegram, видеохостинг YouTube).
Персональные данные могут передаваться на серверы указанных сервисов, расположенные за пределами Республики Беларусь, в том числе в государства, на территории которых не обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных.
5.3. Дополнительно информируем о рисках, связанных с отсутствием надлежащего уровня защиты персональных данных в иностранных государствах, на территории которых не обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных, в том числе:
- отсутствие специального законодательства, регулирующего обработку персональных данных, а также требований к их защите;
- отсутствие независимого уполномоченного государственного органа по защите прав субъектов персональных данных;
- ограниченный объем прав субъектов персональных данных, что может способствовать совершению неправомерных действий в отношении предоставленных персональных данных на территории соответствующих иностранных государств.
Глава 6. Права субъектов персональных данных
6.1. Как субъект персональных данных, вы имеете следующие права:
| № | Вы имеете право: | Наши действия | Срок нашего ответа |
|---|---|---|---|
| 1 | получить информацию, касающуюся обработки персональных данных | предоставим вам запрашиваемую информацию или уведомим о причинах отказа в ее предоставлении | 5 р.д. |
| 2 | требовать внести изменения в ваши персональные данные (с приложением подтверждающих документов) | внесем изменения в ваши персональные данные, если они являются неполными, устаревшими или неточными, и уведомим вас об этом или уведомим о причинах отказа во внесении таких изменений | 15 к.д. |
| 3 | получить информацию о предоставлении третьим лицам персональных данных один раз в календарный год бесплатно | предоставим информацию о том, какие ваши персональные данные и кому предоставлялись в течение года, предшествующего дате подачи заявления, либо уведомим о причинах отказа в предоставлении такой информации | 15 к.д. |
| 4 | требовать прекращения обработки ваших персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных | прекратим обработку ваших персональных данных, за исключением случаев, когда мы вправе ее продолжить при наличии оснований, установленных законодательством Республики Беларусь | 15 к.д. |
| 5 | в любое время отозвать ранее данное вами согласие. Это не повлияет на законность обработки ваших персональных данных, осуществляемой на основании вашего согласия до момента его отзыва | прекратим обработку ваших персональных данных, осуществим их удаление и уведомим вас об этом, за исключением случаев, когда мы вправе ее продолжить при наличии оснований, установленных законодательством Республики Беларусь | 15 к.д. |
6.2. Для реализации своих прав, связанных с обработкой персональных данных Компанией, вам необходимо подать нам заявление в письменной форме по почтовому адресу, указанному в подпункте 1.3 пункта 1 настоящей Политики, либо в виде электронного документа.
В заявлении необходимо указать:
- фамилию, имя, отчество (если таковое имеется);
- адрес;
- дату рождения;
- суть требований;
- идентификационный номер или номер документа, удостоверяющего личность (при отсутствии идентификационного номера) - если эта информация указывалась вами при даче своего согласия Оператору или обработка персональных данных осуществляется без вашего согласия;
- личную подпись или электронную цифровую подпись.
6.3. Компания не рассматривает заявления субъектов персональных данных, поступившие в ее адрес иными способами (e-mail, телефон и т.п.).
Глава 7. Наши контакты для оперативной связи по вопросам обработки персональных данных
7.1. Вы можете использовать данный контакт для оперативной связи с нами по поводу обработки персональных данных: cto@it23.by
Если у вас есть какие-либо вопросы или замечания относительно нашей работы с вашими персональными данными, пожалуйста, свяжитесь с лицом, ответственным за работу с персональными данными в Компании, по указанному адресу.
Вы также можете использовать этот адрес для сообщения о каких-либо проблемах, связанных с соблюдением нами Политики.
Глава 8. Заключительные положения
8.1. Компания самостоятельно определяет состав и объем правовых, организационных и технических мер, необходимых и достаточных для выполнения обязанностей Оператора.
8.2. Защита персональных данных обеспечивается посредством внедрения и применения комплекса мер, направленных на предотвращение неправомерного или случайного доступа к персональным данным, их изменения, распространения, предоставления, уничтожения, блокирования, копирования и иных неправомерных действий, а также на обеспечение полного соблюдения требований законодательства в области защиты персональных данных.
В целях обеспечения безопасности персональных данных Компания, в частности:
- назначает лицо, ответственное за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных;
- разрабатывает, утверждает и применяет локальные правовые акты, регулирующие вопросы обработки и защиты персональных данных;
- определяет порядок доступа работников к персональным данным и обеспечивает разграничение прав доступа;
- принимает необходимые организационные и технические меры защиты, включая использование программных и аппаратных средств;
- проводит оценку достаточности мер защиты при внедрении новых процессов обработки персональных данных;
- обеспечивает ознакомление и обучение работников, осуществляющих обработку персональных данных, требованиям законодательства Республики Беларусь и внутренним документам Компании;
- осуществляет внутренний контроль за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства и локальных актов;
- организует прием и рассмотрение обращений субъектов персональных данных либо их представителей;
- регулярно анализирует и совершенствует применяемые меры защиты.
8.3. Компания обеспечивает актуальность настоящей Политики путем ее пересмотра (внесения изменений и (или) дополнений либо утверждения новой редакции).
Пересмотр Политики осуществляется по мере необходимости, но не реже одного раза в год.
к Политике в отношении обработки персональных данных
Цели, объем, правовые основания и сроки обработки персональных данных Компанией
| № п/п | Цель обработки | Категория субъекта | Объем персональных данных | Правовое основание | Срок обработки |
|---|---|---|---|---|---|
| Обработка персональных данных посетителей сайта https://it23.by/ | |||||
| 1 | Рассмотрение обращений и заявок о сотрудничестве, поступающих через форму обратной связи «Расскажите о проекте», и последующая коммуникация по вопросам возможного сотрудничества | Представители юридических лиц Индивидуальные предприниматели |
|
обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности (абз. 8 ст. 6 Закона) - для представителей юридических лиц; заключение и исполнение договора, а также совершение действий, направленных на его заключение (абз. 15 ст. 6 Закона) - для индивидуальных предпринимателей |
1 год |
| Заключение, исполнение, прекращение гражданско-правовых договоров | |||||
| 2 | Подготовка, заключение, исполнение и сопровождение гражданско-правовых договоров с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, а также оформление и хранение документов, связанных с исполнением обязательств по таким договорам | Представители юридических лиц, подписывающие договор и документы к нему |
|
выполнение обязанностей, предусмотренных законодательными актами (абз. 20 ст. 6 Закона, ст. 49, п. 5 ст. 186 Гражданского кодекса Республики Беларусь) | 3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после окончания срока действия договора. Для документов помимо договоров - срок, установленный законодательством об архивном деле и делопроизводстве. |
| Представители юридических лиц - контрагентов (менеджеры, контактные лица) |
|
обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности (абз. 8 ст. 6 Закона) | |||
| Индивидуальные предприниматели |
|
заключение и исполнение договора, а также совершение действий, направленных на его заключение (абз. 15 ст. 6 Закона) | |||
| 3 | Подготовка, заключение, исполнение и сопровождение гражданско-правовых договоров с физическими лицами, а также оформление и хранение документов, связанных с исполнением обязательств по таким договорам | Контрагенты - физические лица |
|
заключение и исполнение договора, а также совершение действий, направленных на его заключение (абз. 15 ст. 6 Закона) | 3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после окончания срока действия договора. Для документов помимо договоров - срок, установленный законодательством об архивном деле и делопроизводстве. |
| 4 | Оформление, учет и хранение обязательств о конфиденциальности, подписываемых контрагентами, их представителями и иными лицами, получающими доступ к конфиденциальной информации Оператора | Контрагенты - физические лица. Представители и работники контрагентов. Иные лица, получающие доступ к конфиденциальной информации Оператора |
|
заключение и исполнение договора, а также совершение действий, направленных на его заключение (абз. 15 ст. 6 Закона) | 3 года после прекращения срока действия обязательства о конфиденциальности |
| Подбор персонала. Взаимодействие с соискателями | |||||
| 5 | Поиск и оценка, рассмотрение соискателей на трудоустройство, осуществление коммуникации с ними | Соискатели |
|
при направлении резюме (анкеты) в электронном виде на адрес электронной почты - согласие субъекта персональных данных (ст. 5 Закона); при направлении (предоставлении) резюме (анкеты) в письменном виде - обработка персональных данных, указанных в документе, адресованном оператору и подписанном субъектом персональных данных (абз. 16 ст. 6 Закона); при рассмотрении резюме, размещенного на сайтах поиска работы - обработка распространенных ранее персональных данных (абз. 19 ст. 6 Закона) |
ограничивается 120 днями в случае принятия на работу, 1 год - в случае непринятия на работу |
| 6 | Формирование и ведение резерва кадров (реестра данных соискателей) | Соискатели |
|
при направлении резюме (анкеты) в электронном виде на адрес электронной почты - согласие субъекта персональных данных (ст. 5 Закона) | 3 года с даты дачи согласия |
| 7 | Оформление (прием) на работу | Соискатели |
|
обработка персональных данных при оформлении трудовых отношений (абз. 8 ст. 6 Закона, абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона) | после увольнения - 55 лет |
| Рассмотрение письменных обращений, требований. Предоставление информации по запросам | |||||
| 8 | Рассмотрение и направление ответа на поступившие заявления (обращения) субъектов персональных данных в рамках реализации их прав в соответствии с законодательством о защите персональных данных | Заявители. Иные лица, чьи персональные данные указаны в заявлении (обращении) |
|
выполнение обязанностей, предусмотренных законодательными актами (абз. 20 ст. 6 Закона, ст. 10-14 Закона) | 1 год |
| 9 | Рассмотрение обращений (кроме заявлений субъектов персональных данных о реализации прав) | Заявители. Иные лица, чьи персональные данные указаны в обращении |
|
выполнение обязанностей, предусмотренных законодательными актами (абз. 20 ст. 6 и абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона, п. 1 ст. 3 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц») | 5 лет с даты последнего обращения |
| 10 | Предоставление информации в рамках исполнения запросов государственных органов (организаций) | Лица, в отношении которых направлен запрос |
|
правовые основания обработки персональных данных определяются в зависимости от содержания запроса | срок хранения определяется в зависимости от содержания запроса в соответствии с установленными сроками хранения соответствующего типа переписки, как правило, - 3 года |
| Выполнение обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами | |||||
| 11 | Ведение делопроизводства входящих / исходящих документов | Физические лица, направившие обращения / адресаты - физические лица |
|
выполнение обязанностей, предусмотренных законодательными актами (абз. 20 ст. 6 Закона, ст. 14 Закона, ст. 12, ст. 13 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц», глава 9 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4) | корреспонденция - 10 лет, регистрационно-контрольные формы регистрации - 3 года |
| 12 | Ведение бухгалтерского и налогового учета (исполнение налоговых и иных обязательств) | Контрагенты - физические лица, являющиеся стороной по гражданско-правовому договору. Контрагенты - индивидуальные предприниматели. Представители контрагентов - юридических лиц |
|
выполнение обязанностей, предусмотренных законодательными актами (абз. 20 ст. 6 Закона, ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12 июля 2013 г. № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности») | 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после окончания срока действия договора |
| 13 | Определение круга и ведение учета аффилированных лиц, осуществление коммуникации с ними в целях реализации прав и обязанностей аффилированных лиц | Аффилированные лица |
|
выполнение обязанностей, предусмотренных законодательными актами (абз. 20 ст. 6 Закона, ст. 56 Закона Республики Беларусь от 9 декабря 1992 г. № 2020-XII «О хозяйственных обществах») | до утраты оснований, далее - 5 лет |
| 14 | Ведение корпоративных документов Оператора (протоколы общих собраний участников, устав и изменения в него и т.п.) | Представители участников Оператора. Иные лица в соответствии с предоставленными им полномочиями |
|
выполнение обязанностей, предусмотренных законодательными актами (абз. 20 ст. 6 Закона, глава 4 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах») | решения, приказы, протоколы - 30 лет |
| 15 | Учет и хранение документов в соответствии с законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства | Субъекты персональных данных, в отношении которых ведется (велось) документирование полученной информации |
|
выполнение обязанностей, предусмотренных законодательными актами (абз. 20 ст. 6 Закона, главы 4-6 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь») | определяется в зависимости от срока, определенного в Перечне типовых документов, утвержденном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 |
| 16 | Заполнение и передача в государственные органы и иные уполномоченные организации требуемых форм отчетности | В зависимости от формы отчетности |
|
выполнение обязанностей, предусмотренных законодательными актами (абз. 20 ст. 6 Закона, законодательство, регулирующее предоставление отчетности) | определяется в зависимости от срока, определенного в Перечне типовых документов, утвержденном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 |
| 17 | Ведение претензионно-исковой работы | Лица, выступающие сторонами в спорах (истцы, ответчики). Лица, к которым предъявляются требования и претензии. Лица, предъявляющие требования и претензии к Оператору. Их представители |
для ФЛ, в том числе ИП:
|
выполнение обязанностей, предусмотренных законодательными актами (абз. 20 ст. 6 Закона, гражданское, гражданско-процессуальное, хозяйственно-процессуальное законодательство, законодательство об исполнительном производстве) | 3 года после вынесения решения, 5 лет - документы об организации и состоянии правовой работы |
| 18 | Участие в судебных процессах, разбирательствах | Лица, выступающие сторонами в спорах (истцы, заявители, ответчики, должники и т.п.). Иные участники судебных процессов. Их представители |
для ФЛ, в том числе ИП:
|
выполнение обязанностей, предусмотренных законодательными актами (абз. 20 ст. 6 Закона, гражданское, гражданско-процессуальное, хозяйственно-процессуальное законодательство, законодательство об исполнительном производстве) | 3 года после вынесения решения, 5 лет - документы об организации и состоянии правовой работы |
| 19 | Исполнительное производство | Стороны исполнительного производства. Иные участники исполнительного производства. Их представители |
для ФЛ, в том числе ИП:
|
выполнение обязанностей, предусмотренных законодательными актами (абз. 20 ст. 6 Закона, гражданское, гражданско-процессуальное, хозяйственно-процессуальное законодательство, законодательство об исполнительном производстве) | 3 года после вынесения решения, 5 лет - документы об организации и состоянии правовой работы |
Personal Data Processing Policy of Soft Progress Limited Liability Company (SoftProgress LLC)
Chapter 1. General provisions
1.1. Soft Progress Limited Liability Company (hereinafter, unless otherwise specified in the text, the "Company", the "Operator", "we", "us", "our") pays special attention to the protection of personal data during its processing and respects the rights of personal data subjects.
1.2. This Personal Data Processing Policy (the "Policy") describes how the Company processes personal data of subjects and sets out the related rights of subjects and the mechanism for exercising them.
1.3. Postal address of the Company: Republic of Belarus, 220073, Minsk, Mazurova St. 1, office 413;
Internet address: https://it23.by/;
e-mail: cto@it23.by.
1.4. The Policy applies to the following categories of subjects:
- visitors of the website https://it23.by/;
- job applicants;
- representatives of business entities;
- individuals who have concluded civil-law contracts with the Company;
- persons who have submitted an appeal to the Company.
1.5. The Policy does not apply to the processing of personal data in the course of employment and administrative procedures (in respect of employees and former employees), to the processing of data of users of the AIVIORA application, or to the processing of cookie files on the Company's website. These personal data processing relations are governed by separate policies.
1.6. The terms used in this Policy have the meanings defined by the Law of the Republic of Belarus No. 99-Z of May 7, 2021 "On Personal Data Protection" (the "Law").
1.7. The Policy is effective from the moment of its approval and until a new version is approved. Updates to the Policy will be published on the Company's website.
Chapter 2. Terms you may encounter in our Policy and their definitions
| Personal data | any information that directly or indirectly relates to you (the subject) or makes it possible to identify you (the subject) |
| Personal data operator | Soft Progress Limited Liability Company, located at: Republic of Belarus, 220073, Minsk, Mazurova St. 1, office 413 |
| Website / Company website | https://it23.by/ |
| Personal data processing | any action performed with personal data |
| Subject / personal data subject | the individual whose data are processed |
| Provision of personal data | actions aimed at making personal data available to a specific person or group of persons |
| Dissemination of personal data | actions aimed at making personal data available to an indefinite range of persons |
| Cross-border data transfer | transfer of personal data to the territory of a foreign state |
| Deletion of personal data | actions that make it impossible to restore personal data in information resources (systems) containing personal data and (or) that result in the destruction of physical media containing personal data |
| Authorized person | a person who, under a contract with the operator, processes personal data on behalf of the Operator or in its interests |
| Website visitor | a person who has visited the website and accessed its information resources |
| Representative of a business entity | a representative authorized by a business entity (counterparty) to sign a contract and (or) act in the course of its performance |
Chapter 3. Principles and rules we follow when processing your personal data
When processing personal data, we follow the principles established by the Law:
Lawfulness:
For each purpose of personal data processing, we have determined and secured the appropriate legal grounds. Processing is carried out with or without the use of automation in accordance with the legislation of the Republic of Belarus.
Fairness:
When processing personal data, we take into account the interests of all parties concerned and maintain a balance between the interests of the Operator and personal data subjects.
Purpose limitation:
Personal data are processed exclusively for specific, predetermined and legitimate purposes listed in Appendix 1 to this Policy.
Proportionality:
We collect only the personal data that are necessary and sufficient to achieve the stated purposes and do not allow excessive amounts of information to be processed.
Transparency:
In the Policy, we provide complete information about personal data processing. Where processing is based on consent, before obtaining it we inform you of the purposes and conditions of processing, explain your rights and how to exercise them, as well as the possible consequences of giving or refusing to give consent.
Accuracy:
We take measures to ensure the accuracy, currency and sufficiency of personal data with regard to the purposes of their processing, as well as to delete or correct incomplete, outdated or inaccurate data. We obtain personal data only from reliable sources: from you or from third parties who have confirmed the lawfulness of providing your personal data.
Storage limitation:
Personal data are stored no longer than necessary to achieve the purposes of their processing, or until consent is withdrawn (where processing is based on consent). Retention periods for each processing purpose are set out in Appendix 1 to this Policy. We store personal data in a form that allows the subject to be identified only for as long as required by the purposes of processing.
Chapter 4. Provision of personal data to third parties
4.1. We transfer personal data to third parties only where this is necessary to achieve the purposes of processing and (or) is provided for or permitted by legislation.
Personal data may be transferred to counterparties, state bodies acting as independent operators, and to our authorized persons.
4.2. Authorized persons include:
- Nadezhnye Programmy LLC (220006, Minsk, Aranskaya St. 8, block 1, 4th floor). Legal basis for personal data processing - a contract for virtual hosting and e-mail services. The list of personal data whose processing is entrusted to the authorized person is set out in Appendix 1 to this Policy in respect of processing operations on the website. Actions with personal data performed by the authorized person - storage, deletion.
- Organizations providing software technical support services and services of access to software in which personal data are processed. Legal basis for personal data processing - contracts for software technical support services and software access services. The list of personal data whose processing is entrusted to such authorized persons is limited to the set of personal data necessary to provide the service. Actions with personal data performed by the authorized person - use, storage (if applicable), deletion, blocking (where data cannot technically be deleted).
4.3. Personal data are transferred to authorized persons exclusively on the basis of a personal data processing agreement. Under such an agreement, the authorized person undertakes to comply with the requirements of the legislation as well as the principles and rules of personal data processing and protection.
We also ensure that authorized persons take the necessary legal, organizational and technical measures to protect personal data in accordance with the legislation of the Republic of Belarus, including:
- we periodically monitor the implementation by authorized persons of measures to protect the rights of personal data subjects when processing personal data on our instructions;
- we allow authorized persons to engage sub-authorized persons only subject to the Company's prior written permission or written notification of the Company, and provided that such sub-authorized persons ensure a level of personal data protection no lower than that ensured by the authorized person.
Chapter 5. Cross-border transfer of personal data
5.1. The Company may carry out cross-border transfer of personal data to the territory of a foreign state in the following cases:
- if the foreign state concerned ensures an adequate level of protection of personal data subjects' rights - without restrictions, provided there are legal grounds stipulated by the Law;
- if the foreign state does not ensure an adequate level of protection of personal data subjects' rights - in the cases provided for by Article 9 of the Law, including:
- with the consent of the personal data subject, provided that the subject is informed of the risks associated with the absence of an adequate level of personal data protection;
- when publishing information about the Company's activities on the Internet;
- if the processing of personal data is necessary for the performance of obligations (powers) provided for by legislative acts.
5.2. The Company carries out cross-border transfer of personal data to ensure continuous communication with users of social networks and messengers (Instagram, VKontakte, TikTok, Telegram, the YouTube video hosting service).
Personal data may be transferred to servers of these services located outside the Republic of Belarus, including in countries that do not ensure an adequate level of protection of personal data subjects' rights.
5.3. We additionally inform you of the risks associated with the absence of an adequate level of personal data protection in foreign states that do not ensure an adequate level of protection of personal data subjects' rights, including:
- absence of dedicated legislation governing personal data processing and of requirements for data protection;
- absence of an independent authorized state body for the protection of personal data subjects' rights;
- a limited scope of personal data subjects' rights, which may facilitate unlawful actions in respect of the personal data provided in the territory of the respective foreign states.
Chapter 6. Rights of personal data subjects
6.1. As a personal data subject, you have the following rights:
| No. | You have the right to: | What we will do | Our response time |
|---|---|---|---|
| 1 | obtain information concerning the processing of your personal data | we will provide you with the requested information or notify you of the reasons for refusing to provide it | 5 business days |
| 2 | demand that changes be made to your personal data (with supporting documents attached) | we will amend your personal data if they are incomplete, outdated or inaccurate and notify you accordingly, or notify you of the reasons for refusing to make such changes | 15 calendar days |
| 3 | obtain information about the provision of your personal data to third parties once per calendar year free of charge | we will inform you which of your personal data were provided and to whom during the year preceding the date of your application, or notify you of the reasons for refusing to provide such information | 15 calendar days |
| 4 | demand that the processing of your personal data be stopped, including their deletion, in the absence of grounds for processing | we will stop processing your personal data, except where we are entitled to continue processing on the grounds established by the legislation of the Republic of Belarus | 15 calendar days |
| 5 | withdraw your previously given consent at any time. This will not affect the lawfulness of the processing of your personal data carried out on the basis of your consent before its withdrawal | we will stop processing your personal data, delete them and notify you accordingly, except where we are entitled to continue processing on the grounds established by the legislation of the Republic of Belarus | 15 calendar days |
6.2. To exercise your rights related to the processing of personal data by the Company, you must submit an application to us in writing to the postal address specified in sub-clause 1.3 of clause 1 of this Policy, or in the form of an electronic document.
The application must specify:
- surname, first name, patronymic (if any);
- address;
- date of birth;
- the substance of your request;
- identification number or the number of your identity document (if there is no identification number) - if this information was specified when you gave your consent to the Operator or if your personal data are processed without your consent;
- handwritten signature or digital signature.
6.3. The Company does not consider applications of personal data subjects received in any other way (e-mail, telephone, etc.).
Chapter 7. Our contact details for prompt communication on personal data processing matters
7.1. You may use this contact for prompt communication with us regarding personal data processing: cto@it23.by
If you have any questions or comments about how we handle your personal data, please contact the person responsible for personal data matters in the Company at the above address.
You may also use this address to report any issues related to our compliance with the Policy.
Chapter 8. Final provisions
8.1. The Company independently determines the composition and scope of the legal, organizational and technical measures necessary and sufficient to fulfil the Operator's obligations.
8.2. Personal data protection is ensured through the implementation and application of a set of measures aimed at preventing unlawful or accidental access to personal data, their modification, dissemination, provision, destruction, blocking, copying and other unlawful actions, as well as at ensuring full compliance with the requirements of personal data protection legislation.
To ensure the security of personal data, the Company, in particular:
- appoints a person responsible for internal control over personal data processing;
- develops, approves and applies internal regulations governing personal data processing and protection;
- establishes the procedure for employees' access to personal data and ensures differentiation of access rights;
- takes the necessary organizational and technical protection measures, including the use of software and hardware;
- assesses the sufficiency of protection measures when introducing new personal data processing processes;
- ensures that employees processing personal data are familiarized with and trained in the requirements of the legislation of the Republic of Belarus and the Company's internal documents;
- exercises internal control over the compliance of personal data processing with the requirements of the legislation and internal regulations;
- organizes the receipt and consideration of appeals from personal data subjects or their representatives;
- regularly analyses and improves the protection measures applied.
8.3. The Company keeps this Policy up to date by revising it (making amendments and (or) additions or approving a new version).
The Policy is reviewed as necessary, but at least once a year.
to the Personal Data Processing Policy
Purposes, scope, legal grounds and periods of personal data processing by the Company
| No. | Purpose of processing | Category of subject | Scope of personal data | Legal basis | Processing period |
|---|---|---|---|---|---|
| Processing of personal data of visitors of the website https://it23.by/ | |||||
| 1 | Reviewing enquiries and cooperation requests submitted through the "Tell us about your project" contact form and subsequent communication on potential cooperation | Representatives of legal entities Individual entrepreneurs |
|
processing of personal data in the course of work activities (para. 8, Art. 6 of the Law) - for representatives of legal entities; conclusion and performance of a contract, as well as actions aimed at its conclusion (para. 15, Art. 6 of the Law) - for individual entrepreneurs |
1 year |
| Conclusion, performance and termination of civil-law contracts | |||||
| 2 | Preparation, conclusion, performance and support of civil-law contracts with legal entities and individual entrepreneurs, as well as execution and storage of documents related to the performance of obligations under such contracts | Representatives of legal entities signing the contract and related documents |
|
performance of obligations provided for by legislative acts (para. 20, Art. 6 of the Law; Art. 49, cl. 5 of Art. 186 of the Civil Code of the Republic of Belarus) | 3 years after the expiry of the contract and the completion of a tax compliance audit by the tax authorities. If no tax compliance audit has been carried out by the tax authorities - 10 years after the expiry of the contract. For documents other than contracts - the period established by archiving and records management legislation. |
| Representatives of legal entities - counterparties (managers, contact persons) |
|
processing of personal data in the course of work activities (para. 8, Art. 6 of the Law) | |||
| Individual entrepreneurs |
|
conclusion and performance of a contract, as well as actions aimed at its conclusion (para. 15, Art. 6 of the Law) | |||
| 3 | Preparation, conclusion, performance and support of civil-law contracts with individuals, as well as execution and storage of documents related to the performance of obligations under such contracts | Counterparties - individuals |
|
conclusion and performance of a contract, as well as actions aimed at its conclusion (para. 15, Art. 6 of the Law) | 3 years after the expiry of the contract and the completion of a tax compliance audit by the tax authorities. If no tax compliance audit has been carried out by the tax authorities - 10 years after the expiry of the contract. For documents other than contracts - the period established by archiving and records management legislation. |
| 4 | Execution, recording and storage of confidentiality undertakings signed by counterparties, their representatives and other persons gaining access to the Operator's confidential information | Counterparties - individuals. Representatives and employees of counterparties. Other persons gaining access to the Operator's confidential information |
|
conclusion and performance of a contract, as well as actions aimed at its conclusion (para. 15, Art. 6 of the Law) | 3 years after the expiry of the confidentiality undertaking |
| Recruitment. Interaction with job applicants | |||||
| 5 | Searching for, assessing and considering job applicants, communicating with them | Job applicants |
|
where a CV (application form) is sent electronically by e-mail - the personal data subject's consent (Art. 5 of the Law); where a CV (application form) is submitted (provided) in writing - processing of personal data specified in a document addressed to the operator and signed by the personal data subject (para. 16, Art. 6 of the Law); where a CV published on job-search websites is considered - processing of previously disseminated personal data (para. 19, Art. 6 of the Law) |
limited to 120 days in case of employment, 1 year - in case of non-employment |
| 6 | Formation and maintenance of a talent pool (register of applicants' data) | Job applicants |
|
where a CV (application form) is sent electronically by e-mail - the personal data subject's consent (Art. 5 of the Law) | 3 years from the date of consent |
| 7 | Hiring (employment) | Job applicants |
|
processing of personal data in the course of formalizing employment relations (para. 8, Art. 6 of the Law; para. 3, cl. 2, Art. 8 of the Law) | 55 years after dismissal |
| Consideration of written appeals and requests. Provision of information upon request | |||||
| 8 | Considering and responding to applications (appeals) of personal data subjects submitted in the exercise of their rights under personal data protection legislation | Applicants. Other persons whose personal data are specified in the application (appeal) |
|
performance of obligations provided for by legislative acts (para. 20, Art. 6 of the Law; Arts. 10-14 of the Law) | 1 year |
| 9 | Considering appeals (other than applications of personal data subjects on the exercise of their rights) | Applicants. Other persons whose personal data are specified in the appeal |
|
performance of obligations provided for by legislative acts (para. 20, Art. 6 and para. 17, cl. 2, Art. 8 of the Law; cl. 1, Art. 3 of the Law of the Republic of Belarus No. 300-Z of July 18, 2011 "On Citizens' and Legal Entities' Appeals") | 5 years from the date of the last appeal |
| 10 | Provision of information in response to requests from state bodies (organizations) | Persons covered by the request |
|
the legal grounds for personal data processing are determined by the content of the request | the retention period is determined by the content of the request in accordance with the established retention periods for the respective type of correspondence, as a rule - 3 years |
| Performance of obligations (powers) provided for by legislative acts | |||||
| 11 | Records management for incoming / outgoing documents | Individuals who sent appeals / addressees - individuals |
|
performance of obligations provided for by legislative acts (para. 20, Art. 6 of the Law; Art. 14 of the Law; Arts. 12, 13 of the Law of the Republic of Belarus No. 300-Z of July 18, 2011 "On Citizens' and Legal Entities' Appeals"; Chapter 9 of the Instruction on Records Management in State Bodies and Other Organizations approved by Resolution of the Ministry of Justice of the Republic of Belarus No. 4 of January 19, 2009) | correspondence - 10 years, registration and control forms - 3 years |
| 12 | Accounting and tax accounting (performance of tax and other obligations) | Counterparties - individuals being a party to a civil-law contract. Counterparties - individual entrepreneurs. Representatives of counterparties - legal entities |
|
performance of obligations provided for by legislative acts (para. 20, Art. 6 of the Law; Art. 10 of the Law of the Republic of Belarus No. 57-Z of July 12, 2013 "On Accounting and Reporting") | 3 years after the completion of a tax compliance audit by the tax authorities. If no tax compliance audit has been carried out by the tax authorities - 10 years after the expiry of the contract |
| 13 | Determining and keeping records of affiliated persons, communicating with them for the purpose of exercising the rights and obligations of affiliated persons | Affiliated persons |
|
performance of obligations provided for by legislative acts (para. 20, Art. 6 of the Law; Art. 56 of the Law of the Republic of Belarus No. 2020-XII of December 9, 1992 "On Business Companies") | until the grounds cease to exist, thereafter - 5 years |
| 14 | Maintaining the Operator's corporate documents (minutes of general meetings of participants, articles of association and amendments thereto, etc.) | Representatives of the Operator's participants. Other persons in accordance with the powers granted to them |
|
performance of obligations provided for by legislative acts (para. 20, Art. 6 of the Law; Chapter 4 of the Law of the Republic of Belarus No. 2020-XII of December 9, 1992 "On Business Companies") | resolutions, orders, minutes - 30 years |
| 15 | Recording and storage of documents in accordance with archiving and records management legislation | Personal data subjects in respect of whom information is (was) documented |
|
performance of obligations provided for by legislative acts (para. 20, Art. 6 of the Law; Chapters 4-6 of the Law of the Republic of Belarus No. 323-Z of November 25, 2011 "On Archiving and Records Management in the Republic of Belarus") | determined by the retention period set out in the List of Standard Documents approved by Resolution of the Ministry of Justice of the Republic of Belarus No. 140 of May 24, 2012 |
| 16 | Completing and submitting required reporting forms to state bodies and other authorized organizations | Depending on the reporting form |
|
performance of obligations provided for by legislative acts (para. 20, Art. 6 of the Law; legislation governing reporting) | determined by the retention period set out in the List of Standard Documents approved by Resolution of the Ministry of Justice of the Republic of Belarus No. 140 of May 24, 2012 |
| 17 | Claims and litigation work | Parties to disputes (claimants, defendants). Persons against whom claims and demands are brought. Persons bringing claims and demands against the Operator. Their representatives |
for individuals, including individual entrepreneurs:
|
performance of obligations provided for by legislative acts (para. 20, Art. 6 of the Law; civil, civil procedure and economic procedure legislation, enforcement proceedings legislation) | 3 years after the decision is issued, 5 years - documents on the organization and status of legal work |
| 18 | Participation in court proceedings | Parties to disputes (claimants, applicants, defendants, debtors, etc.). Other participants in court proceedings. Their representatives |
for individuals, including individual entrepreneurs:
|
performance of obligations provided for by legislative acts (para. 20, Art. 6 of the Law; civil, civil procedure and economic procedure legislation, enforcement proceedings legislation) | 3 years after the decision is issued, 5 years - documents on the organization and status of legal work |
| 19 | Enforcement proceedings | Parties to enforcement proceedings. Other participants in enforcement proceedings. Their representatives |
for individuals, including individual entrepreneurs:
|
performance of obligations provided for by legislative acts (para. 20, Art. 6 of the Law; civil, civil procedure and economic procedure legislation, enforcement proceedings legislation) | 3 years after the decision is issued, 5 years - documents on the organization and status of legal work |